オフ＋オンラインコミュニケーションの活用

前回、働き方変革の中でのオフィスの役割の変化について述べました。

テレワークとオフィスワークは、どちらか一方に偏るのではなく、個人の生産性を上げるような場面ではテレワークを積極活用し、チームで共創するような場面ではオフィスワークにより価値創造力を最大化していく、といった働き方の使い分けが重要です。そのなかでオフィスは単に個人が働く場から、様々なシーンをサポートする、明確な目的を持った場を提供することが重要になるということでした。

今回のテーマであるコミュニケーションに関しても、実は同様のことが言えます。つまり、オフラインのコミュニケーションもオンラインのコミュニケーションもどちらか一方に偏るのではなく、その目的とするところにより、適切に使い分けることが重要ということです。もちろん、コロナ禍においてはオフラインのコミュニケーションがなかなか取りづらい状況ではありますが、ここではafterコロナを想定して話を進めていきたいと思います。

意識改革が必要な上司コミュニケーション

働き方変革のコミュニケーションの中で大きく変化するのが、上司と部下のコミュニケーションです。これまで上司は自分の目の届く範囲に部下がいて、部下との直接の会話はもちろん、部下同士の会話や表情、動作などを直接目にしながら部下のコンディションを把握することができました。ところが新しい働き方のもとでは、部下と直接対面する時間は大きく減り、部下の状況をきめ細かく把握する機会が少なくなりました。このことから、上司は従来のコミュニケーションスタイルを意識的に変えていく必要があるのです。

では、具体的にどう変えていくのか？

ポイントは2つで、1つは定期的なコミュニケーションの場を設定することです。部下個々人とのミーテイングやチームミーティングを定期的に設定し、仕事の進捗確認やアドバイス、チーム内の情報共有等を定例化した場を設けることで意識的にコミュニケーションをとることが必要です。そしてそれは可能な限りリアルに対面して行うことが望ましいでしょう。

もう1つは、コミュニケーションの中身についてです。単なる仕事に関係する内容に留めず、メンバーの体調や精神状態に踏み込んだコミュニケーションを意識して行うことです。
コロナ禍で在宅ワークが長期化する中、私の関与している企業でも体や気持ちに変調を感じている社員が少なからず出始めています。

原因としては、

• ・コミュニケーション不足による孤独感
• ・自宅が仕事をする環境として適していないことからくる体調不良
• ・ついつい長時間労働してしまうことによる体調不良

等、在宅ワークを原因とした心身の不調を感じる方が増えているのです。

上司はこのことを念頭に、部下やチームのコンディションをより踏み込んだコミュニケーションを通じて把握し、問題があれば解決のアクションを取る必要があります。

「雑談」の重要性

社内で同僚や先輩、後輩らとちょっとした「雑談」をすることは仕事の合間の息抜きであったり、人間関係の構築であったり、そして時には仕事のヒントを得るきっかけとなったりと、極めて重要な時間であると言えます。この「雑談」の場を新しい働き方の中にどのようにして取り入れていくかは、ちょっとした工夫が必要です。

定期的にオンライン上で「雑談」をする場を設けたり、オンラインランチ会を実施したりしている例もありますが、あまりうまくいっていないのが実情です。なぜなら、特に話のテーマもなく集まって雑談してください、と言っても話は盛り上がらず、次第に参加者もひとり、ふたりと減ってしまうからです。

「雑談」の場を有効なものにするために、趣味や嗜好をテーマとしたコミュニティを立ち上げ、それを「雑談」的な場として提供するのも一つの方法です。共通の好きな話題があれば話は盛り上がりますし、そこから新たな人間関係も生まれ、時には仕事の話にもなるかも知れません。

強制的に集めるのではなく、集まりたいという気持ちにさせる仕掛けが大事なのです。

新入社員と中途入社者には特別なケアを

新しい働き方の中で、新入社員と中途入社者への対応は注意が必要です。社歴もそこそこあって、社内の人脈も出来上がっている社員はそれほど心配の必要もないでしょうが、社歴の浅い社員、特に新入社員や中途入社者は、会社の雰囲気にもまだ馴染めておらず、社内の人的繋がりも乏しい状況ですので、孤立感を感じやすくなります。

新入社員は、様々な上司、先輩とのコミュニケーションから多くのことを学び成長しますが、テレワーク主体の環境ではその機会を持ちにくく、また中途入社者は新しい環境に期待を持って転職してきたはずですが、新しい環境に馴染めないと不安のほうが大きくなり、本来の実力を発揮するのに時間がかかることが懸念されます。

いずれも、Face to Faceのコミュニケーションの機会を意識して作っていくことが大切です。
そんななかで、メンターやコーチといった制度も、新しい働き方では従来よりもその重要度は大きく増してきます。

重要度高まるメンター、コーチ制度

新入社員や中途入社者に入社後のケアを担当するメンターと呼ばれるような役割の人をつけるのは一般的によくある制度です。従来はほどなくすると社内に様々な人的繋がりができ、自然とメンターに頼るウエイトは下がって来ます。ところが、テレワーク主体の環境では立ち上がりに時間がかかりやすいため、メンターの役割はより重要になります。単に社内ルールや慣例を教えるだけではなく、仕事を進める上での関係部門、関係者への橋渡し等、社内コミュニケーションを円滑に行えるようなサポートが新たに重要な役割となってきました。

また、メンター制度をより進化させたコーチ制度は、今後有効な人財開発のしくみとなると思います。
メンター制度は会社がメンターを指定しますが、コーチ制度は自身で教えを請いたい人を指名してコーチとなってもらう制度です。アドバイスを貰いたいと思う人を自ら選べるので、自身の能力開発に積極的に活用できますし、社内のコミュニケーションが取りにくい環境の中では、有効なしくみになりうると思います。

働き方変革のなかでは、従来とは違った視点でコミュニケーションを促進する仕組みや環境を意識して用意することが重要です。

次回は、働き方変革の中における人事評価に関して考えていきます。